A szakmai események, céges rendezvények stratégiai jelentőségűek, a cég marketingjében kiemelten hangsúlyosak. Az ötlettől a tervezésig, a lebonyolításon át az utókövetésig számos buktató lehetséges.
Alapos tervezéssel, többszöri átgondolással, néhány ügyes praktikával, odafigyeléssel a hibázási lehetőségek száma minimálisra csökkenthető.
A rendezvény célját alaposan gondoljuk át, határozzuk meg a célközönség jellemzőit, a részleteket többször vegyük át!
Kerüljük el, hogy rendezvényünk egy újabb legyen az unalmas termék- vagy cégbemutatók, kiállítások sorában, határozzuk meg, mitől válik majd egyedivé, felejthetetlenné, megismételhetetlenné: gondoskodjunk valami meglepetésről, amiről Vendégeink előre nem tudtak!
Mindvégig törekedjünk rá, hogy a rendezvény stílusa legyen összhangban cégünk jellemezőivel!
Rendezvényünk külső jegyeinek tervezésekor ne tévesszük szem elől: A kevesebb néha több elvét!
A rendezvény lebonyolítása után ne feledkezzünk meg az utókövetésről: lehetőség szerint írásos formában köszönjük meg Vendégeinknek a részvételt.
Apróbb ajándékok, egyedi emléktárgyak segítenek a pozitív élmény megerősítésében.
Fix költségek:
- Helyszín bérleti díja
- Étel, ital
- Alkalmazottak
- Kölcsönzések
- Produkció (színpad, világítás, hangtechnika, audió-vizuális berendezések)
- Szállítási és felállítási költségek
Dekoráció
- Meghívók eljuttatása időben a vendégekhez
- Plakátok és szóróanyagok elkészítése és kiszórása
g>Amire még figyelni kell:
- Engedélyek
- Letétek
- Személyzeti étkeztetés
- Takarítás
- Állványzatok
- Áramellátás
- Munkaszerződések, megbízási szerződések
- Padlózat építése, színpad
- Nyomtatványok (menü, meghívók)
- Előadók utazási költségei, szállás, egyéb költségek
- Külön sátor a személyzetnek, előadóknak
- Esős idő esetére felszerelések
- WC kölcsönzés, azok díszítése (virágok) + törölköző
- Hősugárzók, ventilátorok
- Fülhallgatós rádiók (belső kommunikáció)
- Előadóknak étkeztetés, alkohol, tükrök
- Személyzeti ruhák
- Biztosítás
- Tervezés, produkció és állványzat
- Öltöző (személyzet és felszerelés)
- Speciális effektek
- Biztonságiak
- Elsősegély
- Tűzoltókészülék
- Törés és egyéb károk
A részletekről se feledkezzünk meg:
Gondoljuk végig a rendezvényt az elejétől a végéig, minden költséget jegyezzünk le és frissítsük az adatokat
és tervezzünk előre nem látható kiadásokkal is.
Ha nem elég a pénz:
A dekoráció és az előadók a két terület ahol csökkenthetjük a rendezvény kiadásait.
Előre nem látható kiadások tervezése
Általában erre a teljes büdzsé 1-2 százalékát kell ütemezni. Bár ez a 15 százalékig is felmehet. Érdemes a teljes büdzsénél maximum árakkal kalkulálni és így a tartalék valószínűleg elegendő lesz az esetleges alul kalkulálások ellensúlyozására.
A büdzsén belül maradni, vagy kevesebb pénzből megrendezni a rendezvényt jót tesz cégünk hitelességének.